Horizons commerce - Assistanat

Description du métier

Faciliter la réalisation des missions et des activités d’un responsable ou d’une ou plusieurs équipes. Participer à la planification des activités (agendas, réunions, déplacements, etc.) et au traitement d’informations complexes notamment, les budgets, les tableaux de bord ou les modes opératoires. Rechercher, diffuser et archiver les informations et les documents.

Activités principales du métier

Support Administratif ou commercial : Assurer le suivi administratif ou commercial des activités du service/de la direction. Connaître et appliquer les processus et procédures en matière d'assistanat et de gestion administrative ou commerciale.
Organisation : Optimiser son organisation de travail pour faciliter le déroulement de ses tâches et répartir ses actions par ordre de priorité. Assurer une traçabilité de ses actions afin de permettre le partage et la transmission.
Représentation et coopération : Représenter l'entreprise et ses valeurs et construire des relations harmonieuses et efficaces avec ses interlocuteurs internes et externes. Favoriser les échanges et les synergies avec les autres pour intensifier la collaboration au sein de l'entreprise.
Suivi et planification : S'assurer du suivi, du respect des délais et de la qualité de l'information et gérer les relances. Organiser la planification de ses tâches, activités ou évènements nécessaires au bon fonctionnement de son service.

Les compétences requises

Vue graphique

Vue texte

Légende

Compétences requises pour le métier

COMPORTEMENTALE

➔ Adaptabilité

Savoir travailler avec différents types d’interlocuteurs et dans des situations nouvelles, diversifiées et changeantes. Faire face aux aléas et aux changements en les appréhendant de façon positive et en n'hésitant pas à modifier ses habitudes.

Niveau requis

Approfondi

Modifie rapidement ses façons d’agir en cas de changement. Prend en compte les changements ayant un impact sur son activité et conçoit des solutions alternatives. Ajuste sa connaissance et ses pratiques aux nouvelles conditions proposées.

➔ Esprit d'équipe & Coopération

Travailler avec d’autres personnes au sein d’une équipe ou d’un projet afin d’atteindre un objectif commun. Développer un mode de fonctionnement coopératif et transversal articulant la contribution individuelle et le fonctionnement collectif.

Niveau requis

Maitrise

Contribue activement au travail d’équipe en étant conscient des interactions existantes entre les acteurs et leurs apports réciproques. Fait preuve d'écoute et de disponibilité, crée une relation de confiance, organise le partage d'informations et adopte un mode de questionnement constructif avec ses pairs, collaborateurs, partenaires, clients.

➔ Force de proposition & Prise d'initiative

Proposer des idées, des alternatives et/ou de nouvelles solutions en vue d’accroitre l’efficacité, la performance de l’entreprise et donner davantage de sens à son activité.

Niveau requis

Approfondi

Prend en compte différents indicateurs afin de mettre en œuvre une action. Adapte sa proposition en anticipant les risques. Propose des solutions ou améliorations face à des problèmes pouvant être nouveaux.

➔ Gestion des émotions

Contrôler ses émotions, savoir prendre du recul en toutes circonstances, rester professionnel et objectif, pour se préserver et ne pas altérer l’image de l’entreprise. Utiliser des informations d'ordre émotionnel pour guider la réflexion et le comportement, et s'adapter aux différents évènements/situations pour mieux y faire face.

Niveau requis

Maitrise

Est capable d'identifier les émotions de base et parvient à gérer son stress face à des situations connues.

➔ Ouverture & Apprentissage

Etre ouvert et faire preuve de curiosité au sein de son activité, de celles des autres. S'ouvrir à son environnement professionnel pour développer de nouvelles compétences.

Niveau requis

Maitrise

Montre de la curiosité pour son environnement professionnel et intègre tout nouvel apprentissage dans ses méthodes de travail.

➔ Qualités Relationnelles

Créer, développer des contacts, favoriser un climat de confiance, nourrir une relation dans la durée, entretenir son réseau professionnel, avoir le sens de l'écoute et une aisance relationnelle développée.

Niveau requis

Maitrise

Respecte les individus et coopère facilement avec les interlocuteurs internes et externes. Assure des échanges simples nécessaires à la réalisation des tâches.

TRANSVERSE

➔ Accompagnement du changement

Etre à même d'introduire ou de faciliter le changement dans son entreprise, en expliquant ou en faisant preuve d'adaptation face aux évolutions.

Niveau requis

Maitrise

Se montre facilitateur dans le cadre de la mise en œuvre d'un changement au sein de son environnement.

➔ Analyse et résolution de situation

Analyser des situations, caractériser des besoins, identifier des forces et/ou des faiblesses et proposer des solutions optimales pour y faire face.

Niveau requis

Maitrise

Applique des démarches déjà mises en œuvre par ailleurs en fonction d’une difficulté ou situation particulière.

➔ Communication

Transmettre efficacement les informations, en interne et en externe, en adaptant son mode de communication à la situation et à ses interlocuteurs.

Niveau requis

Approfondi

Reste à l'écoute de son interlocuteur pour comprendre son point de vue, y compris dans des situations difficiles et instaure le dialogue. A l'écrit, structure des documents destinés à être partagés auprès d'interlocuteurs internes et/ou externes.

➔ Organisation & Gestion des priorités

S'organiser et gérer son temps en évaluant les priorités et les hiérarchisant. Adapter et réajuster les priorités en fonction des enjeux et des contraintes quotidiennes.

Niveau requis

Approfondi

Aménage son temps, en fonction des tâches à réaliser, se détermine des priorités, s’organise en fonction des enjeux et des urgences dans le cadre de son poste de travail.

➔ Orientation client

Se centrer sur le client, comprendre et anticiper ses besoins pour proposer des solutions (produits et services) adaptées. Savoir se mettre à la place du client pour répondre au mieux à son besoin.

Niveau requis

Approfondi

Mesure l'urgence du besoin client, fait préciser sa demande et aide le client à obtenir les réponses à ses questions. Apporte son assistance et conseille le client. Traite sa demande, dans la mesure du possible dans son intégralité.

➔ Outils informatiques et digitaux

Utiliser les outils informatiques et digitaux pour optimiser sa façon de travailler et de communiquer.

Niveau requis

Approfondi

Utilise régulièrement les outils informatiques et digitaux pour partager ou valoriser des informations. S'adapte aisément et rapidement aux évolutions des outils.

➔ Partage et transmission de savoir, savoir-faire et savoir-être

Transmettre et insuffler son savoir-faire et savoir-être au travers de la collaboration, l'exemplarité et l'accompagnement de ses collègues ou collaborateurs.

Niveau requis

Approfondi

Partage ses retours d'experience et son savoir-faire dans le but de capitaliser sur les connaissances acquises dans le cadre de son activité. Favorise la coopération et organise ses priorités tout en tenant compte du collectif/autres personnes de son entité.

➔ Qualité et amélioration continue

Remettre en question, optimiser et proposer des solutions visant la qualité et l'amélioration du service proposé. Etre appliqué, faire preuve de rigueur, vérifier son travail pour minimiser les erreurs.

Niveau requis

Maitrise

Applique les méthodes et les consignes de travail, et contrôle son propre travail de façon à fiabiliser ses résultats, et à le rendre conforme aux attentes.

➔ Respect de la réglementation, des process et des procédures

Connaître et appliquer la règlementation et les processus de l'entreprise ainsi que les procédures et modes opératoires propres à son métier.

Niveau requis

Maitrise

Maitrise les règles usuelles, les modes opératoires et les procédures courantes propres à son métier.

➔ Sens du résultat

Se donner les moyens pour atteindre l'objectif défini préalablement. Avoir le souci des répercussions de son travail et des conséquences de ses actions.

Niveau requis

Maitrise

Veille à avoir une bonne organisation de travail en vue de parvenir au résultat attendu. Est conscient de l'impact de ses actions sur le résultat final.

TECHNIQUE

➔ Assistanat administratif

Connaître et appliquer les processus et procédures en matière d'assistanat et gestion administrative. Organiser et gérer des tâches de secrétariat nécessaires au bon fonctionnement du service.

Niveau requis

Approfondi

Traite des situations spécifiques en tenant compte des règles de gestion administrative. Assure le suivi des dossiers, veille au respect des délais. Adapte l'utilisation des techniques et processus de gestion administrative aux situations rencontrées.

➔ Conseil et assistance

Aider et accompagner un interlocuteur dans le choix d'une solution ou la résolution d'un problème en s'appuyant sur sa connaissance de la procédure ou son expertise dans un domaine.

Niveau requis

Maitrise

Aide à la résolution d'une problématique d'un interlocuteur en identifiant et proposant une solution à un problème ou une difficulté standard. Renseigne l'interlocuteur sur la solution qui sera mise en œuvre et les délais d'application.

➔ Domaine d'activité et outils métier

Connaître les produits/services/offres, clients et outils métier associés à son domaine d'activité.

Niveau requis

Approfondi

Possède un niveau de connaissance des produits/services/offres approfondis lui permettant d'adapter son discours face aux différents acteurs de son domaine d'activité. Connait les fonctionnalités avancées des outils nécessaires à la réalisation de son activité.

➔ Planification

Agencer et coordonner des moyens matériels et humains dans un souci d’efficacité à partir de l’analyse d’une situation.

Niveau requis

Maitrise

Organise le travail en tenant compte des urgences et de l’importance des activités.

➔ Synthèse et Communication écrite

Utiliser à bon escient les différents modes de communication écrite (notamment mail) et les bons modèles (dont respect de la charte graphique). Rédiger de manière claire, compréhensible par l’interlocuteur, précise et synthétique.

Niveau requis

Notion

Non concerné par la maitrise de cette compétence OU Compétence non mise en œuvre à ce jour

➔ Traitement et gestion de l'information

Rechercher, et synthétiser l’information pour en tirer des analyses et des interprétations pour un objectif opérationnel. Respecter la confidentialité de l'information traitée.

Niveau requis

Maitrise

Collecte les informations pertinentes, documente et assemble les résultats dans un support préétabli pour effectuer la description d’une situation.

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